Etapa

Responsável

Tipo

Descritivo / Ação

Requisitos

Início

Secretaria

Início

Surge a necessidade de aquisição ou contratação na secretaria para atendimento de alguma necessidade ou compra programada.

- Informação da necessidade de compra.

Necessidade

Compras Secretaria

Atividade

O responsável pela área de compras da secretaria coleta informações sobre a aquisição ou contratação a ser efetuada.

- Detalhamento na necessidade.

Licitação Homologada?

Departamento de Compras

Decisão:
  

Contato com o departamento de compras para obter a informação se há um procedimento licitatório homologado do qual a secretaria possa fazer uso para atendimento de sua necessidade de compra
Sim: Fazer uso das informações e dados do processo de licitação para atender a necessidade.
Não: Elaborar um procedimento de compra.

- Sistema gerenciador de informações.
- Histórico de licitações do exercício.

RMS Vinculada

Compras Secretaria

Registro

Elabora a RMS vinculada ao procedimento de licitação homologado, coletando a assinatura do secretario responsável da pasta. Obs. Para elaborar RMS de um processo licitatório é necessário contato prévio com o fiscal de contrato.

- Sistema gerenciador de informações.
- Dados do procedimento licitatório.

Protocolo

Compras Secretaria

Registro

Abre um “número de processo” no setor de protocolo. Na descrição "Tipo Processo", preencher com “COMPRAS – mais o nome da Secretaria requerente”.

- Informações básicas da necessidade de compra.
- Setor de protocolo.

Memorando / Solicitação

Compras Secretaria

Registro

Transforma a necessidade em um documento, que pode ser um memorando ou uma solicitação, este documento deve ser endereçado ao departamento de compras, e deve conter informações como: descritivo resumido do objeto, a razão da sua aquisição, sua motivação, entre outras informações consideradas de importância para melhor compreensão da justificativa da necessidade de compra.

- Número do Processo.
- Detalhamento da necessidade.
- Assinatura do responsável do setor requisitante.

Orçamentos

Compras Secretaria

Atividade

Pesquisa mercadológica para estimativa do valor médio de mercado, deve ter no mínimo três orçamentos validos, ou a justificativa da ausência de três orçamentos, orçamentos com todas as informações necessárias e com o nome e número da matricula do servidor responsável pela coleta do orçamento. Para realizar a pesquisa mercadológica deve-se utilizar o modelo de ”Solicitação de Orçamento” (constante em documentos de referência neste processo), anexando ao processo à cópia da Solicitação de Orçamento, idêntica a que foi enviada as empresas.

- Detalhamento da necessidade.
- Modelo de solicitação de orçamento.
- Mínimo de três orçamentos ou justificativa da ausência.

Projeto Básico

Compras Secretaria

Registro

Elabora o projeto básico descrevendo o Plano do Projeto nos campos indicados.

- Orçamentos para média de preços;
- Detalhamento da necessidade
- Modelo de Projeto Básico.
- Número de processo.
- Assinatura do fiscal de contrato e do(s) secretário(s) das secretarias que poderão fazer uso da solicitação de compra.

Autorização

Compras Secretaria

Registro

Elaborar o documento de autorização para a solicitação de compra, onde todos os secretários que poderão fazer uso desta solicitação deverão assinar. Obs. Mesmos secretários que assinam o Projeto básico devem assinar o documento de autorização.

- Projeto básico.
- Modelo de “Autorização”
- Assinatura do(s) secretário(s) das secretarias que poderão fazer uso da solicitação de compra no documento “Autorização”.

Solicitação
Dotação

Compras Secretaria

Registro

Preenche e encaminha a Solicitação de Dotação Orçamentária anexa ao Processo para que a Secretaria de Fazenda informe a(s) dotação orçamentária e o recurso financeiro a ser utilizado para atendimento da solicitação de compra. Obs. O Processo deve ser encaminhado físico para a Secretaria de Fazenda e registrar a data no sistema Gerenciador de informações simultâneo ao envio físico.

- Projeto básico.
- Sistema gerenciador de informações.
- Modelo do documento “Solicitação de Dotação orçamentária”

Declaração SEFAZ

Secretaria de Fazenda

Registro

A Secretaria de Fazenda faz a analise do processo e então emite uma declaração indicando a situação orçamentária para atendimento da solicitação de compra, podendo indicar as possíveis dotações a serem utilizadas, bem como informando que naquele momento não há orçamento disponível para atender aquela demanda.

- Projeto básico.
- Sistema gerenciador de informações.
- Solicitação de dotação orçamentária.

Análise

Compras Secretaria

Decisão:

Análise da declaração emitida pela SEFAZ:
Sim: Há dotação orçamentária ou que pode dar continuidade ao procedimento de compra.
Não: Não há dotação orçamentária disponível para atender o processo e nem previsão, neste caso o processo é encerrado momentaneamente. Cabe neste momento informar o secretário da pasta desta noticia.

- Declaração da SEFAZ.

Elabora RMS

Compras Secretaria

Decisão: 

Avalia se a Declaração emitida pela SEFAZ indica dotação orçamentária para elaboração da RMS naquele momento.
Sim: Requer RMS.
Não: Quando o tipo de licitação for de registro de preços ou informado pela SEFAZ da não necessidade da RMS naquele momento.

- Declaração da SEFAZ.

RMS

Compras Secretaria

Registro

Elabora a(s) RMS(s).

- Projeto Básico.
- Declaração da SEFAZ.
- Sistema gerenciador de informações

Checklist

Compras Secretaria

Atividade

Apensar o ”Checklist Comprar” ao processo e preenche-lo verificando se todas as etapas da solicitação de compras foram atendidas, o responsável por sua execução faz a validação final dos documentos, conferindo, analisando, carimbando e paginando os documentos, antes de encaminhar o processo físico para o Departamento de Compras. Após estes procedimentos encaminhar o processo físico ao Departamento de Compras e registrar simultâneo ao envio físico a data no sistema de Gerenciamento de Informação.

- Processo completo para análise.
- Clecklist Comprar para validação da solicitação de compra.

FIM

Compras Secretaria

Fim

Etapa

Responsável

Tipo

Descritivo / Ação

Requisitos

Início

Secretaria de origem

Início

Surge a necessidade de locação de imóvel para atendimento de uma necessidade da secretaria.

- Necessidade da Secretaria.

Abertura de Protocolo

Secretaria de origem

Registro

Abre um “número de processo” no setor de protocolo. Na descrição "Tipo Processo", preencher com “COMPRAS – mais o nome da Secretaria requerente”.

- Informações básicas da necessidade de locação de imóvel.
- Setor de protocolo.

Solicitação / Memorando

Secretaria de origem

Registro

Transforma a necessidade em um documento, que pode ser um memorando ou uma solicitação, este documento deve ser endereçado ao departamento de compras, descrevendo e justificando a necessidade de locação bem como o local escolhido a ser locado, assinado pelo responsável do setor solicitante.

- Informações da necessidade de locação.

Solicitação de Matrícula

Secretaria de origem

Atividade

Solicita ao proprietário do imóvel o documento de Matrícula de Registro Imobiliário. Bem como informação e documento de Procuração caso este venha a ser representado por procurador.

- Contato com proprietário do imóvel.

Matrícula de registro Imobiliário

Locador / Proprietário

Registro

Proprietário vai até o Cartório de Registro de imóvel e solicita a Matricula de Registro de Imóvel, autenticada e atualizada, a mesma deve ser apensada ao procedimento de locação.

- Matricula de Registro Imobiliário atualizada e autenticada.

Documentação Proprietário(s) Procurador

Locador / Proprietário

Registro

Anexar os seguintes documentos do(s) proprietário(s) de todos os nomeados no documento “Matrícula de Registro Imobiliário”, inclusive dos conjugues se lá mencionados e do procurador caso tenha sido nomeado por “Procuração”. Documentos para Pessoa Física: Cópia do RG e CPF; Certidão Negativa do Imóvel ;Certidão Negativa de Tributos Municipais; Certidão Negativa de Tributos Estaduais; Certidão Negativa de Tributos Federais, Certidão Negativa de Tributos Trabalhista; Cadastro do CPF, Declaração do INSS/FGTS ; Cópia de Fatura de Energia Elétrica do Imóvel; Indicação de Dados Bancários de um Locador ou do Procurador  para qual conta  será feito o pagamento e do Locador que deverá ser feito a Nota de Empenho; Documentos para Pessoa Jurídica: Cópia do Contrato Social ; Certidão Negativa do Imóvel (Setor de IPTU da Prefeitura); Certidão Negativa de Tributos Municipais; Certidão Negativa de Tributos Estaduais, Certidão Negativa de Tributos Federais; Certidão Negativa de Tributos Trabalhista; Certidão Negativa de Tributos junto ao INSS; Certidão Negativa de Débito junto ao FGTS; Cópia de Fatura de Energia Elétrica do Imóvel; Indicação de Dados Bancários caso esta seja a locadora do imóvel ou o procurador seja pessoa jurídica. Obs. Todos os documentos devem ser identificados com nome e rubrica do servidor responsável com consegui-los.  (Documentos obrigatórios)

- Matrícula de registro Imobiliário.
- Certidões e documentos do(s) Proprietário(s) e procurador caso existente.

Solicitação de Avaliação Imobiliária

Secretaria de Origem

Registro

Elaborar o documento “Solicitação de Avaliação Imobiliária” com base no modelo disponível no site, para a comissão de avaliação imobiliária fazer a avaliação das condições físicas do imóvel bem como do valor do aluguel.

- Endereço completo do Imóvel.
- Modelo de “Solicitação de Avaliação Imobiliária”

Avaliação Imobiliária

Comissão de Avaliação Imobiliária

Registro

A Comissão de avaliação Imobiliária faz a avaliação física, estrutural e pesquisa mercadológica para indicação do valor de aluguel mensal. E documenta isso no procedimento de locação de imóvel.

- Comissão de Avaliação Imobiliária.
- Solicitação de Avaliação Imobiliária.

Projeto Básico

Secretaria de origem

Registro

Elabora o projeto básico descrevendo o Plano do Projeto nos campos indicados.

- Avaliação Imobiliária;
- Detalhamento da necessidade
- Modelo de Projeto Básico de Locação de Imóvel.
- Número de processo.
- Assinatura do fiscal de contrato e do(s) secretário(s).

Autorização

Secretaria de Origem

Registro

Elaborar o documento de autorização para a solicitação de compra, devidamente assinado pelo(s) secretario(s) envolvido . Obs. Mesmos secretários que assinam o Projeto básico devem assinar o documento de autorização.

- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Modelo de “Autorização”
- Assinatura do(s) secretário(s).

Solicitação
Dotação

Secretaria de Origem

Registro

Preenche e encaminha a Solicitação de Dotação Orçamentária anexa ao Processo para que a Secretaria de Fazenda informe a(s) dotação orçamentária e o recurso financeiro a ser utilizado para atendimento da locação de imóvel. Obs. O Processo deve ser encaminhado físico para a Secretaria de Fazenda e registrar a data no sistema Gerenciador de informações simultâneo ao envio físico.

- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Sistema gerenciador de informações.
- Modelo do documento “Solicitação de Dotação Orçamentária”

Declaração SEFAZ

Secretaria de Fazenda

Registro

A Secretaria de Fazenda faz a análise do processo e então emite uma declaração indicando a situação orçamentária para atendimento da solicitação de compra, podendo indicar as possíveis dotações a serem utilizadas, bem como informando que naquele momento não há orçamento disponível para atender aquela demanda.

- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Sistema gerenciador de informações.
- Solicitação de dotação orçamentária.

Elabora RMS

Secretaria de Origem

Decisão:

Avalia se a Declaração emitida pela SEFAZ indica dotação orçamentária para elaboração da RMS naquele momento.
Sim: Requer RMS.
Não: A SEFAZ indica a não necessidade da emissão da RMS naquele momento.

- Declaração da SEFAZ.

RMS

Secretaria de Origem

Registro

Elabora a(s) RMS(s) conforme informação constante no Projeto Básico e na Declaração da SEFAZ, lembrando que caso haja despesas alem do valor do aluguel esta deve ser feita em RMS separada.

- Projeto Básico de Locação de Imóvel.
- Declaração da SEFAZ.
- Sistema gerenciador de informações

Checklist de Locação de Imóvel

Secretaria de Origem

Atividade

Apensar o ”Checklist Locação de Imóvel” ao processo e preenche-lo verificando se todas as etapas da solicitação de compras foram atendidas, o responsável por sua execução faz a validação final dos documentos, conferindo, analisando, carimbando e paginando os documentos, antes de encaminhar o processo físico para o Departamento de Compras. Após estes procedimentos encaminhar o processo físico ao Departamento de Compras e registrar simultâneo ao envio físico a data no sistema de Gerenciamento de Informação.

- Procedimento completo para análise.
- Clecklist Locação de Imóvel para validação da solicitação de aluguel de imóvel.

FIM

Secretaria de Origem

Fim

S

I

P

O

C

Documento:
Projeto Básico
Origem:
Secretarias.

- Necessidades da compra.
- Definição se o produto pode ou não usufruir de Licitação Homologada.
- Abertura de um processo (caso não possa usufruir de licitação homologada) na Divisão de Protocolo e Arquivo recebendo em mãos um documento chamado “comprovante do processo”.
- Documento Projeto Básico.
- Documento Memorando ou Solicitação.
- Modelo de Solicitação de  Orçamento.
- Documento de Autorização  Secretário.
- Documento de Solicitação de Dotação Orçamentária.

Elaborar Projeto Básico

Projeto Básico
- Justificativa da necessidade.
- Descrição do Objeto.
- Relação dos produtos.
- Valor Unitário e total dos itens.
- Descrição e Código do Item da Despesa no Sistema Gerenciador.
- Quantidade dos Itens.
- Dados Procedimento Tipo de Licitação.

- Forma de Execução do Objeto.
- Prazo de Execução.
- Prazo de Vigência.
- Cronograma de Execução.
- Forma de Pagamento.
- Principais Obrigações do Contratante.
- Principais Obrigações do Contratado.
- Campo para assinatura do Secretário Municipal da Secretaria solicitante e do Fiscal de Contrato e do Responsável pela elaboração do Projeto Básico.

Departamento de Compras.

Nome

Objetivo

Método/ Cálculo.

Limite

Ação

Tempo de execução

Monitorar o tempo de execução dos procedimentos.

Serão registradas e medidas através da planilha de controle da área de Gerência de Compras o início e término do procedimento de compras, Data Final  do Procedimento (DFP) menos a data da abertura do protocolo (DAP) que será igual ao número de dias corridos necessários para a finalização de um processo concluído (NDCFP).  Formula: DFP - DAP = NDCFP

*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.

N/A

Nome

Objetivo

Método/ Cálculo.

Limite

Ação

Porcentagem de procedimentos concluídos

Monitorar o percentual de procedimentos concluídos.

O número de procedimentos em andamento e finalizados serão conseguidos através da planilha de controle da área de Gerência de Compras, onde serão medidos os processos finalizados (PF) e dividindo estes pelo número total de solicitação de abertura de processo (TSAP) vezes cem que será igual a porcentagem de processos concluídos (PPC). Formula: (Pf / TSAP) x 100 = PPC

*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.

N/A

Versão

Data

Alteração

Elaborador

Revisor

1.0

23/11/2010

Versão inicial

Ismailin

Emílio

1.1

01/06/2011

Novas versões de todos os modelos de documentos.

Ismailin

Emílio

1.2

 01/09/2011

1º Revisão completa do processo.

Ismailin

Marco

1.3

28/11/2011

Descritivo de SIPOC, link para planilha de indicadores e de requisitos para Processo ISO.

Ismailin

Ismailin

1.4

07/05/2012

Revisão de processo e novas versões de documentos

Ismailin

Ismailin

1.5

12/07/2012

Inclusão dos documentos modelos de Locação de Imóvel e Processo

Ismailin

Ismailin

2.0

23/09/2013

Solicitação de Dotação Orçamentária 2.0

Geovane

Geovane