Descrição
É onde surge a necessidade de compra, formalizando a solicitação e elaborando os documentos básicos, a autorização contábil e do secretario da pasta envolvido no procedimento.
Fatores de sucesso do processo
Prazo de execução.
Solicitação de compra aprovada pelo Departamento de Compras.
Limites de Processo
Início: Recebimento da necessidade de compra.
Fim: Envio da RMS vinculada, entrega da solicitação de compras a gerência de compras.
Termos e definições específicos
OBS: Consultar Glossário neste site (Link http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=963 )
Requisitos
Decreto municipal 2289/2010 (Link http://www.colombo.pr.gov.br/semad/decretos/Decreto_Municipal_2289_2010.pdf)
Lei 8.666/1993 e alterações posteriores da Constituição Federal (Link http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666compilado.htm )
Lei 10.520/2002 e alterações posteriores da Constituição Federal ( Link http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/L10520.htm )
Instruções normativas do Tribunal de Contas do Estado (Link do site do TCE-PR http://www.tce.pr.gov.br/servicos_municipal.aspx )
Manual da qualidade (link http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=965 )
Link para planilha de requisitos para Processos ISO (http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1033 )
Norma ISO 9001.
Registros
RNC
Tempos de execução.
Lista de verificação (checklist).
Responsabilidades
Gestão do sistema de qualidade – Rita de Cássia Camargo Gonçalves.
Gerenciamento dos recursos e resultados – Secretários da pasta qual solicita a compra.
Execução do processo – Responsável pela formalização da compra nas secretarias.
Versão atualizada dos procedimentos e divulgação de novas versões – Ismailin Schrotter.
Fluxograma
Comprar
Locação de Imóvel
Descritivo das atividades
Comprar
Etapa
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Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Secretaria
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Início
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Surge a necessidade de aquisição ou contratação na secretaria para atendimento de alguma necessidade ou compra programada.
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- Informação da necessidade de compra.
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Necessidade
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Compras Secretaria
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Atividade
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O responsável pela área de compras da secretaria coleta informações sobre a aquisição ou contratação a ser efetuada.
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- Detalhamento na necessidade.
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Licitação Homologada?
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Departamento de Compras
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Decisão:
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Contato com o departamento de compras para obter a informação se há um procedimento licitatório homologado do qual a secretaria possa fazer uso para atendimento de sua necessidade de compra
Sim: Fazer uso das informações e dados do processo de licitação para atender a necessidade.
Não: Elaborar um procedimento de compra.
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- Sistema gerenciador de informações.
- Histórico de licitações do exercício.
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RMS Vinculada
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Compras Secretaria
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Registro
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Elabora a RMS vinculada ao procedimento de licitação homologado, coletando a assinatura do secretario responsável da pasta. Obs. Para elaborar RMS de um processo licitatório é necessário contato prévio com o fiscal de contrato.
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- Sistema gerenciador de informações.
- Dados do procedimento licitatório.
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Protocolo
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Compras Secretaria
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Registro
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Abre um “número de processo” no setor de protocolo. Na descrição "Tipo Processo", preencher com “COMPRAS – mais o nome da Secretaria requerente”.
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- Informações básicas da necessidade de compra.
- Setor de protocolo.
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Memorando / Solicitação
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Compras Secretaria
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Registro
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Transforma a necessidade em um documento, que pode ser um memorando ou uma solicitação, este documento deve ser endereçado ao departamento de compras, e deve conter informações como: descritivo resumido do objeto, a razão da sua aquisição, sua motivação, entre outras informações consideradas de importância para melhor compreensão da justificativa da necessidade de compra.
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- Número do Processo.
- Detalhamento da necessidade.
- Assinatura do responsável do setor requisitante.
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Orçamentos
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Compras Secretaria
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Atividade
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Pesquisa mercadológica para estimativa do valor médio de mercado, deve ter no mínimo três orçamentos validos, ou a justificativa da ausência de três orçamentos, orçamentos com todas as informações necessárias e com o nome e número da matricula do servidor responsável pela coleta do orçamento. Para realizar a pesquisa mercadológica deve-se utilizar o modelo de ”Solicitação de Orçamento” (constante em documentos de referência neste processo), anexando ao processo à cópia da Solicitação de Orçamento, idêntica a que foi enviada as empresas.
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- Detalhamento da necessidade.
- Modelo de solicitação de orçamento.
- Mínimo de três orçamentos ou justificativa da ausência.
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Projeto Básico
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Compras Secretaria
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Registro
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Elabora o projeto básico descrevendo o Plano do Projeto nos campos indicados.
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- Orçamentos para média de preços;
- Detalhamento da necessidade
- Modelo de Projeto Básico.
- Número de processo.
- Assinatura do fiscal de contrato e do(s) secretário(s) das secretarias que poderão fazer uso da solicitação de compra.
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Autorização
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Compras Secretaria
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Registro
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Elaborar o documento de autorização para a solicitação de compra, onde todos os secretários que poderão fazer uso desta solicitação deverão assinar. Obs. Mesmos secretários que assinam o Projeto básico devem assinar o documento de autorização.
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- Projeto básico.
- Modelo de “Autorização”
- Assinatura do(s) secretário(s) das secretarias que poderão fazer uso da solicitação de compra no documento “Autorização”.
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Solicitação
Dotação
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Compras Secretaria
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Registro
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Preenche e encaminha a Solicitação de Dotação Orçamentária anexa ao Processo para que a Secretaria de Fazenda informe a(s) dotação orçamentária e o recurso financeiro a ser utilizado para atendimento da solicitação de compra. Obs. O Processo deve ser encaminhado físico para a Secretaria de Fazenda e registrar a data no sistema Gerenciador de informações simultâneo ao envio físico.
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- Projeto básico.
- Sistema gerenciador de informações.
- Modelo do documento “Solicitação de Dotação orçamentária”
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Declaração SEFAZ
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Secretaria de Fazenda
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Registro
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A Secretaria de Fazenda faz a analise do processo e então emite uma declaração indicando a situação orçamentária para atendimento da solicitação de compra, podendo indicar as possíveis dotações a serem utilizadas, bem como informando que naquele momento não há orçamento disponível para atender aquela demanda.
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- Projeto básico.
- Sistema gerenciador de informações.
- Solicitação de dotação orçamentária.
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Análise
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Compras Secretaria
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Decisão:
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Análise da declaração emitida pela SEFAZ:
Sim: Há dotação orçamentária ou que pode dar continuidade ao procedimento de compra.
Não: Não há dotação orçamentária disponível para atender o processo e nem previsão, neste caso o processo é encerrado momentaneamente. Cabe neste momento informar o secretário da pasta desta noticia.
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- Declaração da SEFAZ.
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Elabora RMS
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Compras Secretaria
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Decisão:
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Avalia se a Declaração emitida pela SEFAZ indica dotação orçamentária para elaboração da RMS naquele momento.
Sim: Requer RMS.
Não: Quando o tipo de licitação for de registro de preços ou informado pela SEFAZ da não necessidade da RMS naquele momento.
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- Declaração da SEFAZ.
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RMS
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Compras Secretaria
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Registro
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Elabora a(s) RMS(s).
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- Projeto Básico.
- Declaração da SEFAZ.
- Sistema gerenciador de informações
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Checklist
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Compras Secretaria
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Atividade
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Apensar o ”Checklist Comprar” ao processo e preenche-lo verificando se todas as etapas da solicitação de compras foram atendidas, o responsável por sua execução faz a validação final dos documentos, conferindo, analisando, carimbando e paginando os documentos, antes de encaminhar o processo físico para o Departamento de Compras. Após estes procedimentos encaminhar o processo físico ao Departamento de Compras e registrar simultâneo ao envio físico a data no sistema de Gerenciamento de Informação.
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- Processo completo para análise.
- Clecklist Comprar para validação da solicitação de compra.
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FIM
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Compras Secretaria
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Fim
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Locação de Imóvel
Etapa
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Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Secretaria de origem
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Início
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Surge a necessidade de locação de imóvel para atendimento de uma necessidade da secretaria.
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- Necessidade da Secretaria.
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Abertura de Protocolo
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Secretaria de origem
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Registro
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Abre um “número de processo” no setor de protocolo. Na descrição "Tipo Processo", preencher com “COMPRAS – mais o nome da Secretaria requerente”.
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- Informações básicas da necessidade de locação de imóvel.
- Setor de protocolo.
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Solicitação / Memorando
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Secretaria de origem
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Registro
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Transforma a necessidade em um documento, que pode ser um memorando ou uma solicitação, este documento deve ser endereçado ao departamento de compras, descrevendo e justificando a necessidade de locação bem como o local escolhido a ser locado, assinado pelo responsável do setor solicitante.
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- Informações da necessidade de locação.
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Solicitação de Matrícula
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Secretaria de origem
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Atividade
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Solicita ao proprietário do imóvel o documento de Matrícula de Registro Imobiliário. Bem como informação e documento de Procuração caso este venha a ser representado por procurador.
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- Contato com proprietário do imóvel.
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Matrícula de registro Imobiliário
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Locador / Proprietário
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Registro
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Proprietário vai até o Cartório de Registro de imóvel e solicita a Matricula de Registro de Imóvel, autenticada e atualizada, a mesma deve ser apensada ao procedimento de locação.
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- Matricula de Registro Imobiliário atualizada e autenticada.
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Documentação Proprietário(s) Procurador
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Locador / Proprietário
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Registro
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Anexar os seguintes documentos do(s) proprietário(s) de todos os nomeados no documento “Matrícula de Registro Imobiliário”, inclusive dos conjugues se lá mencionados e do procurador caso tenha sido nomeado por “Procuração”. Documentos para Pessoa Física: Cópia do RG e CPF; Certidão Negativa do Imóvel ;Certidão Negativa de Tributos Municipais; Certidão Negativa de Tributos Estaduais; Certidão Negativa de Tributos Federais, Certidão Negativa de Tributos Trabalhista; Cadastro do CPF, Declaração do INSS/FGTS ; Cópia de Fatura de Energia Elétrica do Imóvel; Indicação de Dados Bancários de um Locador ou do Procurador para qual conta será feito o pagamento e do Locador que deverá ser feito a Nota de Empenho; Documentos para Pessoa Jurídica: Cópia do Contrato Social ; Certidão Negativa do Imóvel (Setor de IPTU da Prefeitura); Certidão Negativa de Tributos Municipais; Certidão Negativa de Tributos Estaduais, Certidão Negativa de Tributos Federais; Certidão Negativa de Tributos Trabalhista; Certidão Negativa de Tributos junto ao INSS; Certidão Negativa de Débito junto ao FGTS; Cópia de Fatura de Energia Elétrica do Imóvel; Indicação de Dados Bancários caso esta seja a locadora do imóvel ou o procurador seja pessoa jurídica. Obs. Todos os documentos devem ser identificados com nome e rubrica do servidor responsável com consegui-los. (Documentos obrigatórios)
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- Matrícula de registro Imobiliário.
- Certidões e documentos do(s) Proprietário(s) e procurador caso existente.
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Solicitação de Avaliação Imobiliária
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Secretaria de Origem
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Registro
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Elaborar o documento “Solicitação de Avaliação Imobiliária” com base no modelo disponível no site, para a comissão de avaliação imobiliária fazer a avaliação das condições físicas do imóvel bem como do valor do aluguel.
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- Endereço completo do Imóvel.
- Modelo de “Solicitação de Avaliação Imobiliária”
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Avaliação Imobiliária
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Comissão de Avaliação Imobiliária
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Registro
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A Comissão de avaliação Imobiliária faz a avaliação física, estrutural e pesquisa mercadológica para indicação do valor de aluguel mensal. E documenta isso no procedimento de locação de imóvel.
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- Comissão de Avaliação Imobiliária.
- Solicitação de Avaliação Imobiliária.
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Projeto Básico
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Secretaria de origem
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Registro
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Elabora o projeto básico descrevendo o Plano do Projeto nos campos indicados.
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- Avaliação Imobiliária;
- Detalhamento da necessidade
- Modelo de Projeto Básico de Locação de Imóvel.
- Número de processo.
- Assinatura do fiscal de contrato e do(s) secretário(s).
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Autorização
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Secretaria de Origem
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Registro
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Elaborar o documento de autorização para a solicitação de compra, devidamente assinado pelo(s) secretario(s) envolvido . Obs. Mesmos secretários que assinam o Projeto básico devem assinar o documento de autorização.
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- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Modelo de “Autorização”
- Assinatura do(s) secretário(s).
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Solicitação
Dotação
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Secretaria de Origem
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Registro
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Preenche e encaminha a Solicitação de Dotação Orçamentária anexa ao Processo para que a Secretaria de Fazenda informe a(s) dotação orçamentária e o recurso financeiro a ser utilizado para atendimento da locação de imóvel. Obs. O Processo deve ser encaminhado físico para a Secretaria de Fazenda e registrar a data no sistema Gerenciador de informações simultâneo ao envio físico.
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- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Sistema gerenciador de informações.
- Modelo do documento “Solicitação de Dotação Orçamentária”
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Declaração SEFAZ
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Secretaria de Fazenda
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Registro
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A Secretaria de Fazenda faz a análise do processo e então emite uma declaração indicando a situação orçamentária para atendimento da solicitação de compra, podendo indicar as possíveis dotações a serem utilizadas, bem como informando que naquele momento não há orçamento disponível para atender aquela demanda.
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- Projeto básico de Locação de Imóvel.
- Sistema gerenciador de informações.
- Solicitação de dotação orçamentária.
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Elabora RMS
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Secretaria de Origem
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Decisão:
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Avalia se a Declaração emitida pela SEFAZ indica dotação orçamentária para elaboração da RMS naquele momento.
Sim: Requer RMS.
Não: A SEFAZ indica a não necessidade da emissão da RMS naquele momento.
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- Declaração da SEFAZ.
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RMS
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Secretaria de Origem
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Registro
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Elabora a(s) RMS(s) conforme informação constante no Projeto Básico e na Declaração da SEFAZ, lembrando que caso haja despesas alem do valor do aluguel esta deve ser feita em RMS separada.
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- Projeto Básico de Locação de Imóvel.
- Declaração da SEFAZ.
- Sistema gerenciador de informações
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Checklist de Locação de Imóvel
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Secretaria de Origem
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Atividade
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Apensar o ”Checklist Locação de Imóvel” ao processo e preenche-lo verificando se todas as etapas da solicitação de compras foram atendidas, o responsável por sua execução faz a validação final dos documentos, conferindo, analisando, carimbando e paginando os documentos, antes de encaminhar o processo físico para o Departamento de Compras. Após estes procedimentos encaminhar o processo físico ao Departamento de Compras e registrar simultâneo ao envio físico a data no sistema de Gerenciamento de Informação.
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- Procedimento completo para análise.
- Clecklist Locação de Imóvel para validação da solicitação de aluguel de imóvel.
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FIM
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Secretaria de Origem
|
Fim
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SIPOC
É utilizado para descrever processos: Fornecedor; (S); Entradas, Informação, Recurso; (I); Processo/Atividade (P); Saídas (O); Cliente (C).
S
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I
|
P
|
O
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C
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Documento:
Projeto Básico
Origem:
Secretarias.
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- Necessidades da compra.
- Definição se o produto pode ou não usufruir de Licitação Homologada.
- Abertura de um processo (caso não possa usufruir de licitação homologada) na Divisão de Protocolo e Arquivo recebendo em mãos um documento chamado “comprovante do processo”.
- Documento Projeto Básico.
- Documento Memorando ou Solicitação.
- Modelo de Solicitação de Orçamento.
- Documento de Autorização Secretário.
- Documento de Solicitação de Dotação Orçamentária.
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Elaborar Projeto Básico
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Projeto Básico
- Justificativa da necessidade.
- Descrição do Objeto.
- Relação dos produtos.
- Valor Unitário e total dos itens.
- Descrição e Código do Item da Despesa no Sistema Gerenciador.
- Quantidade dos Itens.
- Dados Procedimento Tipo de Licitação.
- Forma de Execução do Objeto.
- Prazo de Execução.
- Prazo de Vigência.
- Cronograma de Execução.
- Forma de Pagamento.
- Principais Obrigações do Contratante.
- Principais Obrigações do Contratado.
- Campo para assinatura do Secretário Municipal da Secretaria solicitante e do Fiscal de Contrato e do Responsável pela elaboração do Projeto Básico.
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Departamento de Compras.
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Indicadores
Link para planilha de indicadores http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1031
Tempo de execução do processo concluído: (Solicitações de Compras e RMS)
Nome
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Objetivo
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Método/ Cálculo.
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Limite
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Ação
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Tempo de execução
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Monitorar o tempo de execução dos procedimentos.
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Serão registradas e medidas através da planilha de controle da área de Gerência de Compras o início e término do procedimento de compras, Data Final do Procedimento (DFP) menos a data da abertura do protocolo (DAP) que será igual ao número de dias corridos necessários para a finalização de um processo concluído (NDCFP). Formula: DFP - DAP = NDCFP
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*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.
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N/A
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Porcentagem de Processos Concluídos (solicitações de Compras):
Nome
|
Objetivo
|
Método/ Cálculo.
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Limite
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Ação
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Porcentagem de procedimentos concluídos
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Monitorar o percentual de procedimentos concluídos.
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O número de procedimentos em andamento e finalizados serão conseguidos através da planilha de controle da área de Gerência de Compras, onde serão medidos os processos finalizados (PF) e dividindo estes pelo número total de solicitação de abertura de processo (TSAP) vezes cem que será igual a porcentagem de processos concluídos (PPC). Formula: (Pf / TSAP) x 100 = PPC
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*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.
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N/A
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Lista de Verificação
Checklist Comprar (Checklist Comprar Versão 2.1.doc )
Checklist Locação de imóvel (Check List Locação de Imóvel Versão 1.0.doc)
Modelos de Documentos
Checklist Comprar Versão 3.doc
Solicitação de Orçamento Versão 1.2.doc
Projeto Básico v1.5.doc
Autorização Secretário Versão 1.2.doc
Solicitação de Dotação Orçamentária Versão 2.doc
Links exclusivos para locação de Imóvel
Check List Locação de Imóvel Versão 1.0.doc
Projeto Básico Locação de Imóvel Versão 1.0.doc
Solicitacao de Avaliação Imobiliária Versão1.0.doc
Controle de Versões
Versão
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Data
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Alteração
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Elaborador
|
Revisor
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1.0
|
23/11/2010
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Versão inicial
|
Ismailin
|
Emílio
|
1.1
|
01/06/2011
|
Novas versões de todos os modelos de documentos.
|
Ismailin
|
Emílio
|
1.2
|
01/09/2011
|
1º Revisão completa do processo.
|
Ismailin
|
Marco
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1.3
|
28/11/2011
|
Descritivo de SIPOC, link para planilha de indicadores e de requisitos para Processo ISO.
|
Ismailin
|
Ismailin
|
1.4
|
07/05/2012
|
Revisão de processo e novas versões de documentos
|
Ismailin
|
Ismailin
|
1.5
|
12/07/2012
|
Inclusão dos documentos modelos de Locação de Imóvel e Processo
|
Ismailin
|
Ismailin
|
1.6 |
09/11/2012 |
Revisão de Processo |
Ismailin |
Ismailin |
1.7 |
02/04/2013 |
Alteração Projeto Básico - Versão 1.4 |
Marco Aurelio |
Marco Aurelio |
1.5 |
18/09/2013 |
Projeto Básico v1.5 |
Agnaldo |
Agnaldo |
3.0 |
23/09/2013 |
Checklist Comprar 3.0 |
Geovane |
Geovane |
2.0
|
23/09/2013
|
Solicitação de Dotação Orçamentária 2.0
|
Geovane
|
Geovane
|
|