Processo Análise Crítica

Descrição

Analisar criticamente o sistema da gestão da qualidade em reuniões bimensais, para assegurar sua continua adequação, suficiência e eficiência dos processos, avaliando as oportunidades de melhoria e as necessidades de mudanças no Sistema de Gestão da Qualidade.

Fatores de sucesso do processo

Execução das Ações.
Eficácia das Ações.
Periodicidade.

Limites de Processo

Início: Definição do calendário.
Fim: Conclusão das ações.
Termos e definições específicos

OBS: Ver Glossário neste site (link http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=963 )

Requisitos

Treinamento da norma ISO 9001 para o líder da reunião de Análise Crítica (http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1032 )

Agenda (http://www.colombo.pr.gov.br/semad/download/agenda-macro-periodo-de-outubro-de-2012-a-setembro-de-2013.pdf ).

Registros do SGQ (http://www.colombo.pr.gov.br/formularios_semad.asp )

Manual da qualidade ( http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=965 )

Norma ISO 9001.

Registros

Agenda (http://www.colombo.pr.gov.br/semad/download/agenda-macro-periodo-de-outubro-de-2012-a-setembro-de-2013.pdf ).
Registro da ata de reunião de análise crítica (http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1019 )
Registro de resultados/ações (http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1031 )

Responsabilidades

Gestão do sistema de qualidade – Rita de Cássia Camargo Gonçalves.
Gerenciamento dos recursos e resultados – Ismailin Schrotter.
Execução do processo – Ismailin Schrotter.
Versão atualizada dos procedimentos e divulgação de novas versões – Ismailin Schrotter

Fluxogramas

Descritivo das atividades

Etapa	Responsável	Tipo	Descritivo / Ação	Requisitos
Início	Processo Análise Crítica	Início de Processo	Início do processo
Agenda	Processo Análise Crítica	Registro	Define a agenda da reunião de análise crítica, realizada bimensalmente, definindo local, data e carga horária.	- Dada disponível -Realização mensal.
Reunião Preparação	Processo Análise Crítica	Atividade	Levantamento dos dados a serem discutidos na reunião de análise crítica, dados obtidos por meio de auditorias, feedback de clientes, registros do SGQ, documentos e solicitação de atualização. Estes dados são agrupados e tabulados de modo a serem apresentados na reunião de análise crítica. Neste momento é definida a lista de convidados para a reunião formalizando o convite por e-mail, além de fazer a programação de recursos necessários para a realização da reunião.	- Dados para análise. - Agenda. - Acesso a e-mail.
Reunião Análise	Processo Análise Crítica	Atividade	Na reunião são apresentados aos participantes os dados levantados referente ao Processo da Qualidade bem como sua tabulação, para que seja feito a análise destes com a finalidade da definição de ações (objetivos a serem cumpridos) que busquem a melhoria contínua nos processos de Compras. Melhoria de serviços e a necessidade de recursos.	- Agenda - Tabulação dos dados. - Análise dos dados. - Local apropriado - Equipamentos necessários - Lista de convidados.
Ata	Processo Análise Crítica	Registro	Registra as ocorrências da reunião de análise crítica bem como as ações definidas.	- Ocorrências na Reunião de análise crítica. - Ações definidas. - Lista de presença.
Publicação Ata / Ações	Processo Análise Crítica	Registro	Solicitação de publicação da ata e das ações junto ao site do SGQ.	- Ata da reunião. - Lista de Ações.
Processo de Atualização	Processo Análise Crítica	Processo	Publica e cadastra as ações junto ao site do SGQ bem como valida sua publicação.	- Processo de Atualização. - Cópia da ata. - Lista de Ações.
Plano de Ação	Áreas Envolvidas	Atividade	O grupo de trabalho responsável pelo plano de ação o executa, conforme as definições tomadas na reunião de análise crítica.	- Plano de Ação. - (Recurso para cada ação)
Resultado	Áreas Envolvidas	Registro	O grupo de trabalho responsável pela execução da ação formaliza o resultado da ação tomada.	- Resultado da Ação.
Resultado	Coordenação	Registro	Registra o resultado da ação no site do SGQ.	- Resultado da ação. - Acesso ao site.
Atingiu	Coordenação	Decisão	Faz a análise do resultado da ação tomada, verificando se a ação atingiu o resultado esperado. Sim: Considera-se a ação como realizada. Não: Ação não surgiu o efeito desejado, refazer plano de ação.	- Resultado do plano de ação.
Fim	Coordenação	Fim de Processo	Fim de processo de analise crítica

SIPOC

É utilizado para descrever processos: Fornecedor; (S); Entradas, Informação, Recurso; (I); Processo/Atividade (P); Saídas (O); Cliente (C).

Levantamento de dados para auditoria:

S

I

P

O

C

Documento:
Auditoria
Origem:
Processo Auditoria

Documento:
Feedback
Origem:
Clientes

- Ata de Auditoria;
- Ocorrências.

- Informações, críticas e sugestões.

Reunião
Preparação

- Dados;
- Tabulação dos dados;
- Apresentação dos dados;
- Definição dos participantes;
- Local, data e hora da reunião.
- Convite para participantes.
- Recursos necessários.
- Lista de Convidados

Participantes da Reunião Análise Crítica

Apresentação da Reunião de Análise Crítica

Documento:
Registros de SGQ
Origem:
Site

- Conformidade / desempenho.
- ACs / APs.
- Resultados análise crítica.

Documento:
Documentos
Origem:
Reuniões

- Recomendações.
- Decisões da gestão.
- Mudanças organizacionais.

Documento:
Agenda

- Data reunião
- Hora reunião.
- Local da reunião.

Documento:
Solicitação de atualização
Origem:
Processo Atualização

- Solicitação de atualização
- Processo

Saída de Reunião de análise crítica:

S

I

P

O

C

Documento:
Apresentação da Reunião Análise Crítica
Origem:
Reunião de Preparação

- Dados;
- Tabulação dos dados;
- Apresentação dos dados;
- Local, data e hora da reunião.
- Recursos necessários

Reunião Análise Crítica

- Ação de melhoria de eficácia
- Ação de melhoria de serviço
- Necessidade de recurso.
- Participantes da reunião

Responsáveis por plano de ação.
Áreas envolvidas

Documento:
Lista de convidados
Origem:
Reunião Preparação

- Nomes dos convidados;

Indicadores:

Link para planilha de indicadores http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1031

Cumprimento de agenda:

Nome

Objetivo

Método/ Cálculo.

Limite

Ação

Cumprimento de Agenda

Monitorar a realização das Reuniões de análise crítica conforme planejado em agenda.

Reunião de análise crítica realizadas (RACR) divididos pelo total de reuniões de análise crítica definidas em agenda (TRACDA) vezes cem, igual ao percentual de reuniões de análise crítica que cumpriram o definido na agenda (PRACCDA)
Formula: PRACCDA = (RACR / TRACDA) x 100

Percentual de reuniões de análise crítica que cumpriram o definido na agenda PRACCDA = ?

*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.

N/A

Cumprimento de Prazo na Execução de Ações:

Nome	Objetivo	Método/ Cálculo.	Limite	Ação
Cumprimento de Prazo na Execução de Ações	Monitorar o percentual no cumprimento dos prazos na execução dos planos de ação.	Total planos de ação executados no prazo (TPAEP) divididos pelo total de planos de ação (TPA) vezes cem igual ao percentual de planos de ação executados no prazo(PPAEP) Formula: PPAEP = (TPAEP / TPA) x 100	Percentual de planos de ação executados no prazo PPAEP = ? *Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.	N/A

Eficácia nas ações realizadas

Nome	Objetivo	Método/ Cálculo.	Limite	Ação
Eficácia nas ações realizadas	Monitorar o percentual de eficácia das ações realizadas	Total de ações executadas com eficácia (TAEE) divididos pelo total de ações realizadas (TAR) vezes cem igual ao percentual de ações realizadas com eficácia (PARE) Formula: PARE = (TAEE / TAR) x 100	Percentual de ações realizadas com eficácia PARE = ? *Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.	N/A

Exemplos de Documentos

Ata Reunião de Análise Crítica (Link

http://www.colombo.pr.gov.br/semad/download/reunioes/ata_reuniao_analise_critica_110304.pdf ).

Controle de Versões

Versão

Data

Alteração

Elaborador

Revisor

1.0

01/09/2011

Versão inicial

Ismailin

Emilio

1.1

28/11/2011

Descritivo de SIPOC, link para planilha de indicadores, requisitos e registros.

Ismailin

Ismailin

1.2

05/11/2012

Atualização de Processo

Ismailin

Ismailin

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